Как правильно составить штатное расписание?
При составлении штатного расписания для начала оформляем «шапку». Необходимо указать наименование организации, с учетом соответствия со свидетельством о регистрации.
Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.
Затем, при составлении штатного расписания необходимо указать номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс.
В процессе деятельности организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.
При составлении штатного расписания, указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки.
Для удобства работы со штатным расписанием, структурные подразделения лучше располагать группами, согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.
А это значит, что в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство – дирекция, бухгалтерия, отдел кадров.
А затем, производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения – административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад.
В штатном расписании указываются должность, специальность или профессия, разряд, категория квалификации работника.
Если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций, льгот или наличие ограничений, то при составлении штатного расписания необходимо указать наименование этих должностей, профессий или специальностей.
Должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании.
Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные.
Другими словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц, например 12. Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.
