Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа.
Приказ об утверждении штатного расписания является приказом по основной деятельности. В его тексте необходимо указать факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие.
Согласование проекта приказа об утверждении штатного расписания не является обязательной процедурой. Однако это желательно делать для совершенствования содержания штатного расписания и приведения его в соответствие с нормами действующего законодательства.
Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.
При согласовании штатного расписания возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным проектом или его частями.
В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются».
При наличии замечаний проект штатного расписания дорабатывается до окончательного варианта. В том случае если в процессе согласования в проект штатного расписания были внесены существенные изменения, оно подлежит повторному визированию. Если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути, повторное визирование не требуется.
Приказ об утверждении штатного расписания должен быть подписан руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.
Приказ об утверждении штатного расписания регистрируется в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по основной деятельности.
При утверждении документа приказом руководителя или другого уполномоченного лица, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Срок хранения штатного расписания – постоянно.
Каждый работодатель определяет место хранения штатного расписания самостоятельно, например, место хранения приказов по основной деятельности.
Работодатель определяет и требуемое количество экземпляров штатного расписания, а также необходимость предоставления выписок из документа в соответствующие структурные подразделения.
